Al momento de encargarte de la logística de un evento de tu empresa, hay muchas dudas y detalles que surgen alrededor de la organización. Probablemente, el factor más importante es el de la sede o venue del evento en sí mismo. Y es que dependiendo de dónde realices el evento, la expectativa de lo que puedes hacer y lo que no.

¿Qué factores influyen en la elección de venue?

Hay diferentes factores a tomar en cuenta cuando eliges donde realizarás un evento. A continuación, te mencionamos los más relevantes.

Características del evento

¿Sabes cuáles son las necesidades de tu evento? Recuerda que tú tienes la voz y el voto, no tienes por qué reducir tu evento a lo que la sede te permite, sino que debes buscar un espacio que no coarte lo que tienes planeado. No des nada por hecho, redacta una lista de lo que va a ocurrir en tu evento y lo que necesitas para que esto pase.

Capacidad del venue

¿Cuánta gente va a asistir? De ello depende la dimensión del lugar que elijas. Recuerda que tus invitados deben poder entrar cómodamente.

Accesibilidad

La ubicación de la sede es clave. ¿Qué tan fácil pueden llegar tus invitados? ¿Se necesita forzosamente coche? ¿Va implicarte contratar un medio de transporte adicional para que lleguen todos los empleados al evento? Necesitas un espacio que esté bien comunicado para que nadie ponga el pretexto de inaccesibilidad para llegar. Además, debes ver si cuentan con estacionamiento, valet parking o sitio de taxis para la salida.

Fecha y hora del evento

Muchos lugares son reservados con meses de anticipación. Por lo mismo, es importante contar con opciones de lugares que cuadren con la fecha probable de tu evento. Sí eliges un lugar que realiza diversos eventos al mismo tiempo, asegúrate de que los otros eventos que vayan a ocurrir el mismo día no se interpongan de ninguna forma en el desarrollo del tuyo. Por ejemplo, si tú tienes un congreso o el lanzamiento de un proyecto global, lo que menos querrás es que la música de la fiesta de XV años de al lado interrumpa el discurso de tu CEO. Averigua con anticipación qué eventos se realizan en donde vas a realizar tu evento para evitar este tipo de problemas.

Equipamiento

Los eventos de una empresa tienen una serie de requerimientos que un evento social no tiene. ¿Hay suficientes conexiones para toma de luz para que las computadoras funcionen? ¿Proyectores, pantallas para una presentación? ¿Qué tan buena es la acústica? ¿Hay wifi para todos? Considera esto, no sólo mesas y sillas para la sesión, particularmente sí es una sesión de trabajo.

Catering

¿Cuánto tiempo va a durar tu evento? ¿Necesitan un coffee break o un lunch completo? El lugar que elijas debe poder cubrir las necesidades de catering que tu evento implique.

Al tomar todos estos puntos en cuenta, podrás elegir la mejor sede para tu evento. Un jardín no es forzosamente el mejor lugar para un evento empresarial, aunque esto depende en gran medida de las actividades que tengas planeadas con tu equipo de trabajo.

Si quieres un evento empresarial con un asistencia profesional, nosotros podemos ayudarte. No dudes en contactarnos.